XTONE Bianco Lasa, XTONE Neda y XTONE Ele de Porcelanosa.
Ya sea un despacho en casa o la mesa de trabajo de una oficina, el orden es esencial para mejorar la productividad, reducir el estrés y crear un ambiente óptimo. Porcelanosa nos da cinco consejos para mantener la oficina ordenada.
Una correcta organización en el espacio de trabajo es fundamental para generar un entorno más agradable. Además, manteniendo el orden en nuestro escritorio, obtendremos beneficios psicológicos y prácticos significativos, capaces de mejorar nuestro rendimiento profesional.
Tener un espacio de trabajo ordenado conlleva muchos beneficios. Además de mejorar la estética del entorno, un escritorio limpio y organizado puede reducir el estrés al crear una atmósfera más relajada y propicia para la concentración.
Un organizador de armario, por ejemplo, agiliza el acceso a las herramientas y documentos necesarios. De este modo, evitamos la pérdida de tiempo en la búsqueda de materiales y aumentamos la productividad. Así mismo, un organizador de escritorio u organizador de cajones puede mejorar la gestión del tiempo y los recursos, mejorando la eficiencia en las tareas diarias.
En el siguiente post analizaremos los principales tips para conseguir un espacio de trabajo ordenado. Cuatro apartados: la importancia de la organización, la gestión de los documentos, el mantenimiento del espacio de trabajo y las herramientas digitales para la organización, con los que obtener un entorno limpio y despejado que pueda inspirar la creatividad y facilitar el flujo de ideas.
El impacto en la salud mental de la organización
Un espacio desordenado puede afectar negativamente en la salud mental de los individuos que hacen uso de él. El desorden puede ser una fuente constante de distracción, haciendo que sea más difícil concentrarse y completar tareas. Así pues, un área de trabajo ordenada puede:
- Mejorar la concentración: Minimizando las distracciones visuales y favoreciendo una mayor concentración.
- Fomentar un estado de ánimo positivo: La sensación de control mejora la motivación.
- Reducir la fatiga mental: La claridad visual y simplicidad de un espacio ordenado puede ayudar a trabajar durante más tiempo sin sentirse agotado.
Gestión de documentos
En plena era digital, seguimos teniendo en nuestras oficinas algunos documentos de vital importancia que deben mantenerse en estadio físico. Elementos de uso diario que ocupan espacio y que necesitamos tener a mano en nuestro día a día. En estos casos es esencial el uso de un organizador de armario junto a un organizador de escritorio. Distribuidores que almacenan y facilitan el acceso de todo aquello que necesitamos para desarrollar nuestras tareas laborales.
Estas son algunas sugerencias:
- Utilizar archivadores con carpetas colgantes y etiquetas claras que permitan asignar un lugar específico a cada tipo de documento.
- Establecer un tiempo semanal o mensual para revisar y archivar los elementos nuevos. No acumular papeles en el escritorio.
- Repasar regularmente los documentos y eliminar los que ya no son necesarios. Utilizar una trituradora para destruir los más confidenciales de forma segura.
Digitalización de documentos
Una de las formas más efectivas de reducir el desorden en una oficina es la digitalización de documentos. Un proceso con el cual liberamos espacio físico, sirve como organizador de escritorio y simplifica el acceso a la información. Los pasos a seguir para una correcta digitalización son los siguientes:
1. Escanear documentos para convertir los archivos físicos en digitales.
2. Crear una estructura de carpetas clara y lógica. Los archivos han de 3. estar nombrados de forma coherente y descriptiva para facilitar la búsqueda.
3. Almacenar en la nube. Utilizar servicios como Google Drive, OneDrive o Dropbox para guardar y acceder a la información desde cualquier lugar.
Mantenimiento del espacio de trabajo
Ya sea en una oficina o en el despacho de una vivienda, los materiales utilizados en el diseño de un espacio de trabajo han de responder a valores estéticos y funcionales. Los primeros para generar una atmósfera que potencie un ambiente laboral y mejore la productividad. Los segundos para facilitar su mantenimiento y limpieza.
Dedicar unos minutos al final de la jornada para limpiar el escritorio o evitar la acumulación de elementos innecesarios nos facilitará el trabajo. También ayudará tener a mano productos básicos de limpieza como toallitas desinfectantes, un limpiador de pantalla y un paño de microfibra para mantener el mobiliario libre de polvo y manchas.
Otro punto a tener en cuenta es la organización de los cables. Estos pueden ser una importante fuente de desorden y distracción. Es muy importante tenerlos organizados mediante bridas o tubos e incluso etiquetados para poder identificarlos rápidamente.
Herramientas digitales para la organización
Continuando con el proceso de digitalización, el trabajo con los equipos informáticos es cada vez más esencial en cualquier oficina. En este sentido, cobran mucha importancia las aplicaciones de gestión de tareas. Programas que ayudan a mantener la organización y asegurar el cumplimiento de todos los trabajos en su plazo establecido. Todoist, Trello o Microsoft To Do son algunos ejemplos que pueden evitar el uso de post-it para recordar reuniones o fechas de entrega.
También existen herramientas colaborativas como Slack, Google Workspace o Asana, especialmente indicadas para el trabajo en equipo. Softwares muy útiles para mantener el orden y una comunicación fluida.
Finalmente, el correo electrónico es una parte integral del trabajo diario y puede ser una fuente importante de desorden. Por ello es muy importante utilizar filtros y etiquetas para conservar una bandeja de entrada limpia. Del mismo modo, hay que revisar los boletines a los que se está suscrito para darse de baja de los que no nos aportan información relevante.
Cómo reformar un despacho para crear un ambiente agradable
Si tenemos la opción de reformar o incluso diseñar por completo nuestro espacio de trabajo, nos surge un amplio abanico de posibilidades a tener en cuenta.
Primero deberemos evaluar cuales son nuestras necesidades, analizando el espacio y mobiliario que necesitamos junto a nuestro presupuesto. Posteriormente distribuiremos la superficie teniendo en cuenta el flujo de trabajo y las áreas de circulación. Finalmente definiremos el estilo ajustándose a nuestras necesidades y preferencias estéticas.
Materiales de oficina
Porcelanosa dispone de una gran variedad de productos y materiales para personalizar al máximo la estancia, lo que mejorará la productividad a la vez que generará un ambiente agradable y acogedor.
1. Cerámica. Colecciones como Harlem o PAR-KER® Bruselas de Porcelanosa aportan multitud de ventajas como el fácil mantenimiento y limpieza, durabilidad y resistencia. Además, su versatilidad en cuanto a diseño puede ofrecernos acabados inspirados en materiales naturales, cementos o textiles.
2. Porcelánico de gran formato. XTONE Bianco Lasa o XLIGHT Liem dark de Porcelanosa suman a las características de la cerámica un mayor valor estético el reducir el número de juntas y ampliar el efecto de continuidad.
3. Madera natural. Parqués como Forest Camel de L’Antic Colonial son capaces de crear una atmósfera cálida y elegante. Así mismo, podemos dar continuidad al material en mobiliario, paredes e incluso techo.
4. Paneles. De fácil instalación, gran formato y diferentes tipos (minerales, de aluminio…), los paneles presentan amplias posibilidades decorativas, aumentando el atractivo visual de las paredes del despacho (Fitwall Wave Grey Sand de Krion).
5. Papel pintado. Otra apuesta de gran versatilidad gracias a la multitud de estampados y combinaciones que se pueden realizar (Skins Sheffield Beige de L’Antic Colonial).
Pon orden en la oficina
Mantener el orden en el despacho de una vivienda o en el escritorio de una oficina es esencial para mejorar la productividad, el bienestar y la eficiencia. Una buena organización generará un entorno más agradable y nos aportará beneficios psicológicos y prácticos significativos. En definitiva, implementando una combinación de estrategias para gestionar documentos, mantener la limpieza diaria y utilizar herramientas digitales, transformaremos nuestro espacio de trabajo en un lugar más eficiente y placentero.
